Вход с паролем



Первичные документы и работа с ними 29 января 2014, 12:09
Fazotron

dokument_2.jpg
Первичными документами называются бухгалтерские документы, составляемые непосредственно при совершении всех хозяйственных операций, подтверждая тем самым их проведение.

Разные сделки в зависимости от присущих им особенностей могут сопровождаться выдачей своего пакета первичных документов. Обычно подготовкой пакета документов, который будет сопровождать сделку, занимается поставщик или же исполнитель.

Каждая сделка проходит ряд обязательных этапов с выдачей определенных документов:

• Заключение договора с клиентом. Когда предполагаются достаточно длительные отношения, то с постоянным клиентом допустимо заключать один договор на ряд сделок, но с уточнением деталей дальнейшего сотрудничества (как будут производиться расчеты, порядок выполнения работ или отпуска товаров, условия оказания разных услуг)
• Выставление клиенту счёта на оплату.
• Оплата счёта клиентом. Если оплата осуществляется за наличный расчет, то клиенту поставщиком или исполнителем выдается товарный, кассовый чек или БСО. Безналичный расчет предполагает наличие у клиента заверенного банком платежного документа, который и подтверждает проведение оплаты.
• Отгрузка товара поставщиком сопровождается одновременной выдачей клиенту накладной, а также если имеется, то и счета-фактуры.
• Оказание услуг или окончание выполнения работы завершается выдачей исполнителем клиенту специальных акта оказания услуг или акта выполненных работ, а также если имеется, то и счета-фактуры.

Первичные документы можно разделить на следующие виды:

Договор. Этот документ регламентирует возникающие при заключении сделки права и обязанности обоих субъектов. Рекомендуется каждую сделку обязательно скреплять письменным договором, касается ли она поставки товара, подряда, оказания услуг или иных аспектов. ГК РФ допускает и наличие устной формы договора, однако при возникновении разногласий добиться справедливости будет гораздо сложнее. Письменный договор позволяет эффективнее защитить каждую сторону сделки от возникновения ущемление прав другой стороной, а при необходимости и отстоять правоту в суде.

Некоторые сделки не требуется подтверждать договором, оформленным в письменной форме. К примеру, правомерным оформлением договора купли-продажи является выдача кассового, товарного чека и подобного документа, который подтверждает произведение оплаты за услугу или товар, заказчику или покупателю. При купле-продаже в розницу можно заключить письменный договор, данное действие не запрещено в ГК, но делать подобное просто неудобно. Если же есть необходимость оговорить определенную особенность продажи некоторого товара, то вполне можно прописать все необходимое в подготовленной письменной форме договора.

Оформление договора ведется обычно в 2-х экземплярах, должны присутствовать подписи представителей обеих сторон, заверенные оттисками печатей.

Счет. Данный документ является разновидностью соглашения, которое позволяет поставщику зафиксировать определенную цену на товар/услугу. С другой стороны покупатель оплатой указанной суммы соглашается с выставленными данным счетом условиями. Для данного документа нет строго регламентированной формы, так что каждая организация имеет право создать форму счета на оплату по собственному усмотрению.

В счет кроме названия с цены товара, может быть внесена дополнительная информация, касающаяся условий сделки. Так можно проставить уведомление о необходимости предоплаты, указать срок оплаты и поставки, оговорить необходимость самовывовоза приобретенного товара и т.д.

Согласно ст. №9 ФЗ «О бухгалтерском учете», на данном документе подпись главного бухгалтера, директора, руководящего или уполномоченного лица, а тем более печать, обязательными не являются. При этом наличием подписи и печати пренебрегать не рекомендуется, чтобы ни контрагенты, ни государственные проверяющие органы не получили повода в чем-либо усомниться и проявить желание задать лишние вопросы.

Также стоит учесть, что одного счета не достаточно, чтобы предъявить требования поставщику согласно пунктам договора поставки. Счет лишь фиксирует цену услуги или товара, которая бы устраивала стороны. При установлении факта необоснованного обогащения поставщика, покупатель имеет право выдвинуть требование по возврату перечисленных средств.

Платежные документы. Эти документы являются подтверждением факта оплаты за услуги или товары. К платежным документам относят: платежное поручение, кассовый и товарный чек, платежное требование, бланк строгой отчетности (БСО). При оплате безналичным платежем клиент в банке получает платежное поручение. Оплата наличными сопровождается выдачей поставщиком клиенту кассового, товарного чека, а в некоторых случаях БСО. Следует помнить, что не все ситуации допускают применения БСО.

Товарная накладная (N ТОРГ-12). Данный документ необходим при оформлении отпуска/продажи ТМЦ (товарно-материальных ценностей) в пользу сторонней организации. Такая накладная также должна оформляться в 2-х экземплярах, подобно договору. Первый экземпляр оставляет у себя поставщик, чтобы с его помощью зафиксировать факт отпуска товаров. Второй экземпляр выдается покупателю, чтобы позволить полученные ТМЦ оприходовать. При этом данные накладной и счета-фактуры (если таковой имеется) должны совпадать.

Товарная накладная подписывается лично уполномоченными лицами, которые дают разрешение на отгрузку указанных товаров. Подписи в обязательном порядке заверяются печатью компании. Принимающие товар должностные лица также обязаны расписаться в товарной накладной, подтвердить подпись печатью и указать реквизиты документа, согласно которого они уполномочены принимать данные товары. Если допускается применение факсимильной подписи, то данная договоренность должна быть четко прописана в заключенном договоре на поставку заблаговременно.

Акт сдачи/приёмки выполненных работ или оказания услуг. Такой документ является двусторонним, позволяет подтвердить факт выполнения работ или оказания услуг, а также стоимость и соблюдение сроков. Задачей акта является подтверждение выполнения условий договора, соответствия полученных результатов работ требуемым.

Счет-фактура. Данный документ имеет строго регламентированную форму, чем отличается от обычного счета. В этом документе отражаются данные о сумме денежных средств, а фактурная часть содержит бухгалтерскую информацию. Данный документ имеет повышенную важность, что связано с тем, что он является основанием для ведения акцептования к вычету предъявленных сумм налога на добавленную стоимость (НДС). Каждая компания, предприятие и организация, которая выступает плательщиком НДС, выставлять счет-фактуру обязана. Данный документ выписывается в 2-х экземплярах (чтобы быть в наличии у продавца и покупателя) с подписью поставщика товаров/услуг. Выписать счет-фактуру необходимо на протяжении 5 дней с того момента, как были отгружены товары, оказаны услуг или выполнены работ.

Организации и ИП, которые работают по УСН и ЕНВД, могут не выписывать счет-фактуру, так как это не является обязательным для неплательщиков НДС.
первичный учет, первичные документы, акт, счет фактура, накладная
0

Комментарии (0)
Вы не можете писать комментарии!